Brandschutzdokumentation digitalisieren mit docma-MM

Kommen Gebäude in die Jahre, werden oft umfangreiche Sanierungsmaßnahmen fällig, und mit ihnen steht die gesamte Infrastruktur auf dem Prüfstand. So war auch die Situation, als 2013 die Sanierung eines großen Verwaltungsgebäudes begann. Ein Gebäude, das teilweise unter Denkmalschutz steht, und das im Hinblick auf Brandschutz, Arbeitsschutz und Energieversorgung nicht mehr den gesetzlichen Vorgaben entspricht, stellt besondere Herausforderungen für die Sanierung dar. Die technische Gebäudeausrüstung war veraltet und sollte aus wirtschaftlichen Gründen ebenfalls ausgetauscht werden. Im ersten Schritt wurden die Treppenhäuser aus Gründen des Personen- und Gesundheitsschutzes sowie der Arbeitssicherheit saniert, die zweite Phase sah die abschnittweise Sanierung des Hauptgebäudes vor. Alle Sanierungsmaßnahmen sollten bis 2021 abgeschlossen sein. Die Gegebenheiten vor Ort stellten die Planer vor einige besondere Herausforderungen: Die Hauptverwaltung ist von öffentlichen, vielbefahrenen Straßen umgeben und hat auch im Innenhof kaum Platz für die Baustelleneinrichtung. Die Sanierung musste also unter sehr beengten Platzverhältnissen und darüber hinaus im laufenden Betrieb umgesetzt werden. Unter diesen erschwerten Bedingungen entstanden für jeden Bauabschnitt bis 2021 Dokumentationen auf Papier, teils handschriftlich, in verschiedenen Formaten und an unterschiedlichen Orten abgelegt. Durch die lange Bauphase kam es außerdem zu mehreren Wechseln in der Projektleitung und bei den Beteiligten, was ebenfalls zur heterogenen, wenig übersichtlichen Brandschutzdokumentation beitrug.

Wenn sich Baumaßnahmen auf ihren Abschluss zubewegen, steht auch die Erteilung des Brandschutznachweises II durch den TÜV oder ähnliche Organe an. Um hier eindeutig und übersichtlich zu belegen, dass die geplanten Brandschutzmaßnahmen aus der Vorhabenbeschreibung alle vollständig umgesetzt worden sind, musste Ordnung in die Vielfalt der Ordner, Listen und Fotodateien gebracht werden. Schließlich ist der Brandschutznachweis II eine der Voraussetzungen für die Bauabnahme. In diesem Stadium fiel 2020 die Entscheidung, die gesamte Brandschutzdokumentation zu digitalisieren. Dies bedeutete, für die etwa 2.000 eingebauten Brandschotts etwa 2.000 Fotos aufzunehmen und 150 Aufmaßblätter zu erstellen.

Gleichzeitig brachte der Beginn der Corona-Pandemie einen enormen Schub in alle Digitalisierungsvorhaben. Damit wuchs auch der Druck, alle Dokumente verfügbar zu haben, und zwar in einer Form, dass alle Nachweise zentral vorliegen, weil Vor-Ort-Termine für die Prüfung gar nicht oder nur sehr eingeschränkt möglich waren. Auch für die Kommunikation mit allen Partnern und Sachverständigen wurden jetzt schnell digitale Dokumente benötigt. Diese besondere Situation trug dazu bei, dass docma-MM nicht nur für alle laufenden Brandschutzmaßnahmen eingesetzt wurde. Das Projekt wurde um die nötigen Ressourcen ergänzt, um den gesamten Bestand nachträglich zu erfassen und digital zu dokumentieren.

Erschwerend kam noch hinzu, dass im Laufe der Sanierung seit 2013 verschiedene Zulassungsnummern abgelaufen waren. Auch dies musste erfasst und hinterlegt werden.

Glücklicherweise konnten sowohl der Architekt als auch der Ansprechpartner beim TÜV immer wieder Zwischenstände der Brandschutzdokumentation prüfen und feststellen, ob die Zuordnung plausibel ist, damit die endgültige Abnahme und Erteilung des Brandschutznachweises II reibungslos erfolgen konnte.

Reinhold Gerweiler ist Projektleiter der svt-Niederlassung München. Er erinnert sich an das Projekt: „Ich habe damit begonnen, die handschriftlichen Dokumente ab 2013 in docma zu erfassen. Dafür habe ich jeden Ordner einzeln durchgesehen. Als schwierig erwies sich außerdem die passenden Fotos erst einmal zu finden und sie dann richtig zuzuordnen. Die Dokumente wurden in der Bauphase pro Bauabschnitt erstellt, das heißt meist pro Etage. Für die Abnahme brauchten wir allerdings die genaue Zuordnung zu jedem einzelnen Raum.“

Erschwerend kam noch hinzu, dass im Laufe der Sanierung seit 2013 verschiedene Zulassungsnummern abgelaufen waren. Auch dies musste erfasst und hinterlegt werden.

Glücklicherweise konnten sowohl der Architekt als auch der Ansprechpartner beim TÜV immer wieder Zwischenstände der Brandschutzdokumentation prüfen und feststellen, ob die Zuordnung plausibel ist, damit die endgültige Abnahme und Erteilung des Brandschutznachweises II reibungslos erfolgen konnte.

Eine mit docma-MM erstellte Brandschutzdokumentation ist eine praxisnahe Unterlage, die auch zur Abstimmung der Gewerke untereinander geeignet ist. Jede Brandschutzmaßnahme ist übersichtlich auf einer A4-Seite inklusive Lageplan und Schottbild dargestellt. Da nicht immer alle Übergaben zwischen einzelnen Arbeitsschritten unmittelbar persönlich erfolgen können, gerade in Zeiten der Corona-Pandemie, eignet sich die Dokumentation als alleinige Arbeitsgrundlage, weil sie alle zugehörigen Informationen enthält. Möglich wird dies, weil die docma-Software vorsieht, jede durchgeführte Maßnahme unmittelbar zu dokumentieren – unabhängig von der Internetverbindung und dem eingesetzten Gerät. Alle Eingaben, ob auf dem Smartphone, Tablet oder PC werden synchronisiert, sodass jederzeit alle Beteiligten auf eine einzige Datei zugreifen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der Versionskontrolle ebenso wie das Versenden per E-Mail.

Alle Daten liegen zentral auf einem zertifizierten Server. Über verschiedene Rollen ist es einfach, die Zugriffsrechte aller Beteiligten festzulegen, sodass die Daten individuell nach den Wünschen des Kunden gesichert sind. Personenbezogene Datenspeicherung und damit verbundene etwaige Konflikte mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entfallen.

Mit docma-MM kann svt Brandschutz-Services nahezu alle Kundenwünsche in der Dokumentation umsetzen, weil die App sich individuell anpassen lässt. Die gewünschten Attribute werden einfach eingepflegt, und das Ergebnis ist eine maßgeschneiderte Brandschutzdokumentation. Gleichzeitig ist es für svt selbstverständlich, jedem Kunden eine wirtschaftliche Lösung anzubieten. Das heißt auch, Attribute oder Features aus der App herauszunehmen, wenn sie für den speziellen Anwendungsfall nicht benötigt werden. Das macht die Lösung individuell und benutzerfreundlich, weil nur das vorhanden ist, was der Kunde auch braucht und bestellt hat.

Bestandsdokumentationen und Pläne exportiert docma-MM als .pdf-Datei. Dadurch ist es jederzeit möglich, das Dokument weiterzubearbeiten. Dies war besonders für die nachträgliche Erfassung der handschriftlichen Dokumente und Fotolisten bei der umfangreichen Digitalisierung in diesem Beispiel willkommen und hilfreich.